Cách cập nhật ngắn gọn bằng tiếng Anh

Một bản cập nhật ngắn là kiểu trình bày mà công việc thực sự đòi hỏi. Có người hỏi dự án đang tiến triển thế nào. Bạn có chín mươi giây, có thể còn ít hơn. Cách dễ thất bại là kể lại lịch sử dự án từ tháng Ba bằng những câu trau chuốt, trong khi cả phòng đang chờ nghe ngày cụ thể. Cách hiệu quả có ba ý. Điều gì đã thay đổi. Bạn cần gì. Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Bạn có thể nói những điều đó bằng tiếng Anh ngay cả khi trình độ của bạn chưa đủ để diễn thuyết trước đông người. Diễn thuyết là một việc khác. Đừng luyện bài diễn thuyết khi mọi người chỉ yêu cầu một bản cập nhật.

Ba ý chính

1. Điều gì đã thay đổi từ lần trước. Một kết quả, dùng past simple nếu việc đó đã xảy ra. "We sent the draft on Monday." Không kể quá trình dẫn đến ngày thứ Hai, trừ khi họ hỏi.
2. Bạn cần gì, hoặc điều gì đang bị vướng. Một người, một quyết định, một tệp. "I need a yes on the price before I write to the client." Nếu không có gì bị vướng, hãy nói vậy. "Nothing is blocked."
3. Điều gì xảy ra tiếp theo, kèm thời gian. "I'll send the email on Thursday." Một bước tiếp theo không có thời gian cụ thể chỉ là một điều mong muốn.

The client replied yesterday. They want the shorter text. I need the legal line from Priya before I can send it. I'll send it on Thursday if I have the line today.

Một người đến muộn có thể nhắc lại những điều đó. Họ không thể nhắc lại một bài kể dài về cảm xúc của bạn đối với khách hàng, trừ khi bạn chủ ý thêm một mệnh đề. Một mệnh đề thì được. "They were unhappy with the long version." Sau đó quay lại điều bạn cần và thời gian.

Bỏ phần mở đầu

"So, yeah, basically, I just wanted to quickly give a little update on where we are in terms of..." tốn hai mươi giây mà vẫn chưa vào nội dung. Hãy bắt đầu bằng kết quả.

• Quick update on the client text.
• Two things on the draft.
• We're on time. One problem.

Sau đó đến ý 1. Nếu cần mở lời vì mọi người đang nói chuyện, hãy dùng một câu mở lời trong cuộc họp rồi đi ngay vào kết quả. "Can I add something? The client replied yesterday." Những câu mở lời đó có trong English phrases for meetings. Chúng là cánh cửa. Bản cập nhật mới là căn phòng. Đừng trang trí cánh cửa.

Từ ngữ không phải ai trong nhóm cũng hiểu

Nếu có người trong phòng không làm công việc của bạn, hãy giải thích một danh từ. "The draft, the text we send the client." Sau đó dùng "draft." Một bản cập nhật tình hình không phải là một bài giảng, cũng không phải là một buổi rà soát mã nguồn. How to describe your job in English sẽ hữu ích khi bản cập nhật liên quan đến một vai trò mà không ai hiểu. Hãy giải thích vai trò đó trong một câu rồi quay lại thời gian.

Hãy nói chậm khi nhắc đến con số và tên. Khi nói ngày tháng, hãy nêu cả ngày cụ thể nếu nhóm dễ nhầm các ngày thứ Hai với nhau. "Thursday the 12th" dễ được nghe rõ hơn "Thursday" trong một cuộc gọi ồn ào. Nếu không nghe rõ câu hỏi của họ, hãy hỏi họ muốn biết ý nào. "Do you want the next step, or the problem?" Câu hỏi đó giúp bạn tránh phải kể lại chuyện từ tháng Ba.

Luyện đúng thời lượng được cho

Viết ba ý cho một công việc thực tế. Nói thành tiếng và bấm giờ. Nếu quá chín mươi giây, bạn đã kể cả quá trình trước đó. Cắt bớt ý 1 cho đến khi phần thay đổi chỉ còn một câu.

Sau đó luyện cách xử lý khi bị ngắt lời. Sau ý 1, có người hỏi "why?" Hãy trả lời trong một câu rồi quay lại điều bạn cần. "Because the long text mentioned a fee we don't charge. I still need Priya's line." Quay lại đúng nội dung là kỹ năng cần luyện. Một câu hỏi tại sao không có nghĩa là bạn được phép bỏ dở bản cập nhật.

Hãy đứng lên làm việc này một lần, vì các bản cập nhật thường được trình bày khi đứng hoặc trước camera, còn khi ngồi đọc, giọng bạn thường nhỏ dần ở cuối câu. Nhìn vào từ chỉ thời gian trong lúc nói từ đó. Mọi người thường nhìn đi chỗ khác khi nói đến con số, rồi không ai còn hiểu cùng một ngày thứ Năm.

Custom conversation có thể đóng vai cuộc họp nếu bạn mô tả người đồng nghiệp thiếu kiên nhẫn. Hãy yêu cầu tính năng này ngắt lời sau ý đầu tiên. Một đồng nghiệp thật sẽ phù hợp hơn để tập thử một lần trước cuộc họp quan trọng. Hãy nhờ họ hỏi "what do you need from me?" Nếu bạn không thể trả lời trong một câu, hãy viết lại ý 2. Dù sao thì trong cuộc họp, câu hỏi đó cũng sẽ được đặt ra.

Sau đó, nếu muốn tự thử lại, hãy nói lại ba ý ngay trong ngày khi bạn vẫn còn nhớ họ đã hỏi gì. Lần kể lại đó cũng giống cách luyện trong turn listening into speaking, nhưng áp dụng cho chính cuộc họp của bạn. Một phút. Sau đó dừng học thêm tiếng Anh trong buổi tối hôm ấy. Bản cập nhật chính là bài luyện tập.

Các hướng dẫn khác

• English phrases for meetings
• How to describe your job in English
• How to give an opinion in English

Nói to một ví dụ

Chọn một câu trên trang này và thay đổi để câu đó nói về ngày của bạn. Nói câu đó một lần mà không nhìn vào chữ. Nếu muốn luyện tiếp, FluencyPal có thể tiếp tục cùng bạn qua cuộc gọi hoặc tin nhắn thoại trên Speaking with AI. Một bài học hằng ngày tập trung vào một mẫu câu, sau đó yêu cầu bạn nói trong vài phút. Gói miễn phí bao gồm số lượng tin nhắn luyện nói có giới hạn. Quyền truy cập gói Practice trả phí chỉ cần thanh toán một lần và không tự động gia hạn. Mức giá hiện tại có trên trang giá.