英語で近況を簡潔に伝える方法

短い進捗報告は、仕事で実際に求められる話し方の一つです。プロジェクトの状況を尋ねられたら、持ち時間は90秒、あるいはそれ以下。よくある失敗は、3月からのプロジェクトの経緯を丁寧な文章で語り始め、周りが日付を待ち続けることです。うまくいく報告は、3つのポイントで構成されます。何が変わったか。何が必要か。次に何が起こるか。基調講演ができるほどの英語力がなくても、これなら英語で伝えられます。基調講演は別の仕事です。進捗報告を求められているのに、基調講演の練習をしてはいけません。

3つのポイント

1. 前回から何が変わったか。 結果を一つ。すでに起きたことなら past simple（過去形）で伝えます。"We sent the draft on Monday." と言い、尋ねられない限り、月曜日に至るまでの過程は話しません。
2. 何が必要か、何が滞っているか。 必要な人、決定、ファイルを伝えます。"I need a yes on the price before I write to the client." 滞っていることがなければ、そう伝えます。"Nothing is blocked."
3. 次に何をするか、いつするか。 "I'll send the email on Thursday." 時間のない次のステップは、願望にすぎません。

The client replied yesterday. They want the shorter text. I need the legal line from Priya before I can send it. I'll send it on Thursday if I have the line today.

遅れて来た人でも、これなら繰り返せます。一方、クライアントについてのあなたの気持ちをあれこれ語っても、繰り返すことはできません。ただし、意図的に一節だけ加えるなら別です。一節なら構いません。"They were unhappy with the long version." その後は、必要なものと時間の話に戻りましょう。

前置きを省く

"So, yeah, basically, I just wanted to quickly give a little update on where we are in terms of..." では、20秒を費やしても本題に入れません。結果から始めましょう。

• Quick update on the client text.
• Two things on the draft.
• We're on time. One problem.

その後、ポイント1に進みます。ほかの人が話していて切り出す必要があるなら、会議で使う一言を添え、すぐに結果を伝えます。"Can I add something? The client replied yesterday." こうした切り出し方は会議で使える英語フレーズで紹介しています。それらは入り口であり、進捗報告は部屋です。入り口を飾り立てるのはやめましょう。

チームに伝わらない言葉

その場にあなたと同じ仕事をしていない人がいるなら、名詞を一つ言い換えて説明します。"The draft, the text we send the client." その後は "draft" を使います。進捗報告は授業ではありませんし、コードレビューでもありません。誰も理解していない役割を説明しなければ報告が伝わらないときは、仕事の内容を英語で説明する方法が役立ちます。役割を一言で説明したら、日付の話に戻りましょう。

数字と名前はゆっくり伝えましょう。チーム内で、どの週の月曜日か混同することがあるなら、日付には日も含めます。騒がしい通話では、"Thursday" より "Thursday the 12th" のほうが正確に伝わります。質問が聞き取れなかったら、3つのポイントのうち何を聞きたいのか尋ねます。"Do you want the next step, or the problem?" この質問をすれば、3月からの経緯をもう一度話さずに済みます。

与えられる時間で練習する

実際の仕事について、3つのポイントを書き出します。声に出して話し、時間を計りましょう。90秒を超えたら、経緯を含めすぎています。変化を一文で伝えられるまで、ポイント1を削ります。

次に、話を遮られる練習をします。ポイント1の後で、誰かに "why?" と尋ねられたとします。一文で答え、必要なものの話に戻ります。"Because the long text mentioned a fee we don't charge. I still need Priya's line." 話を戻すことが大切なスキルです。理由を尋ねられたからといって、進捗報告をやめていいわけではありません。

立った状態でも一度やってみましょう。進捗報告は立って行ったり、カメラの前で行ったりすることが多く、座って読み上げていると文末で声が小さくなるからです。時間を表す言葉を言うときは、そこに目を向けましょう。数字のところで目を離すと、どの木曜日なのか誰にも一致して伝わりません。

カスタム会話で、せっかちな同僚の特徴を伝えれば、会議の代わりになります。最初のポイントの後で話を遮るよう指示しましょう。大事な会議の前に一度リハーサルするなら、実際の同僚に頼むほうがよいでしょう。"what do you need from me?" と尋ねる役をお願いしてください。それに一言で答えられなければ、ポイント2を書き直します。会議ではいずれにせよ、その質問をされるからです。

その後、一人でもう一度練習したければ、何を聞かれたか覚えているうちに、その日のうちに3つのポイントをもう一度話しましょう。これはリスニングをスピーキングにつなげるのと同じ習慣を、自分の会議に向けて行うものです。1分で十分。その後は、その夜にさらに英語を付け加えるのはやめましょう。進捗報告そのものが練習だったのです。

その他のガイド

• 会議で使える英語フレーズ
• 仕事の内容を英語で説明する方法
• 英語で意見を伝える方法

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